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NOTA: Esta oferta laboral proviene de la "Comunidad Laboral" Trabajando.com

Ficha de la Oferta de Trabajo

ACTED: JEFE DE OFICINA - BOGOTÁ

ACTED - Otra Actividad

El Jefe de Oficina es responsable de la gestión precisa y eficiente de la Sub-Base incluyendo responsabilidades de Recursos Humanos (RRHH), Logística, Finanzas y Auditoría. Al mismo tiempo el Jefe de Oficina asegura brindar el soporte necesario al departamento de Programas y representa la organización en ausencia del Coordinador de Área o del cargo más alto en el área de operaciones.


Bajo la autoridad de:
- Coordinador de Latino América de IMPACT
- Director País ACTED Colombia
- Gerente país de RRHH/Administración

Relaciones de trabajo internas:
- Gerente País de Logística (CLM) y Gerente País de Finanzas (CFM)
- Gerente País de Adminstración/RRHH
- Coordinadores de Proyecto
- Oficiales de REACH
- Oficial de Finanzas/Cajero
- Conductores


Funciones

1. Administración en coordinación con el Gerente País de Administración/RRHH
1.1. Asegurar el pago a tiempo de tasas y pagos de Seguridad Social para el personal basado en Bogotá.
1.2. Seguimiento de los procedimientos de petición y validación de Visados para el personal extranjero.
1.3. Seguimiento de todas las cuestiones administrativas con el Departamento ACP de Bogotá.
1.4. Asistencia a las reuniones del grupo de Administración/RRHH de las ONGs.
1.5. Asegurar el pago a tiempo de facturas de arriendo, teléfono, internet, electricidad y agua.
1.6. Monitorear y controlar el uso de la línea fija de teléfono de la oficina.
1.7. Asegurar un abastecimiento adecuado de materiales de oficina incluyendo insumos de IT y de impresión.
1.8. Seguimiento del abastecimiento de suministros de oficina.
1.9. Seguimiento de los acuerdos de servicio y del funcionamiento constante de los equipos informáticos.
1.10 Mantener y verificar los sistemas de archivo administrativos, llenar documentos administrativos y cartas.
1.10. Supervisión del personal de limpieza.
1.11. Servir de enlace con las autoridades locales para garantizar que toda la documentación legal se complete y envíe en consecuencia.

2. RRHH en coordinación con el Gerente país de RRHH/Administración o Coordinador de Área
2.1. Seguimiento de la contratación de personal nuevo, publicación de puestos de trabajo, recopilación de currículums, primera selección, organización de la primera entrevista para candidatos.
2.2. Preparación de contratos de trabajo para personal Nuevo y extensión/enmienda de contratos según las necesidades.
2.3. Llenar y mantener actualizados los archivos personales de todos los empleados con los documentos necesarios (contratos, identificación, foto, CV, formulario de solicitud, registro de entrevista, declaración de familiares, código de conducta, solicitud de licencia, solicitud de vacaciones, hojas de asistencia, TOR firmado, evaluaciones, calificación y puestos) y garantizar que todos los empleados tengan contratos actualizados.
2.4. Mantener la calificación y el puesto del personal de acuerdo con la tabla de salaries.
2.5. Preparar la hoja TITANIC para que sea enviada al Gerente país de RRHH/Administración según los procedimientos.
2.6. Resolver disputas entre el personal.
2.7. Organizar el pick up y la llegada para nuevos miembros internacionales del personal.
2.8. Seguir las cuestiones de alojamiento y arriendo para todo el personal internacional ubicado en la base.

3. Logística en coordinación con el Gerente país de Logística (CLM)
3.1. Preparar contratos para el alquiler de casas y bodegas después de la aprobación del Coordinador de Área.
3.2. Asegurarse de mantener actualizados los archivos de logística tanto en formato electrónico como en papel.
3.3 Preparar los formularios de pedido (Order Forms) y proceder con la adquisición de acuerdo con los procedimientos de logística.
3.4. Supervisión del uso de vehículos, consumo de gasolina y a los conductores.
3.5. Seguir los procedimientos de adquisición y las compras necesarias para los Programas.
3.6. Servir de enlace con contratistas y empresas si es necesario y en la ausencia de personal de Logística.
3.7. Publicar el informe mensual TITANIC sobre la comunicación, seguimiento de los formularios de pedido (Order Form Follow Up – OFFU), consumo de gasolina y bienes.

4. Finanzas en coordinación con el Gerente país de Finanzas (CFM)
4.1. Control presupuestario de la base:
4.1.1 Autorizar gastos si están en línea con las líneas presupuestarias y los procedimientos de ACTED con la validación previa del Director País
4.1.2 Asegurar el seguimiento adecuado de los contratos en coordinación con el Gerente país de Finanzas (CFM).
4.1.3 Proporcionar asignaciones para adquisiciones, locales, vehículos y personal para los proyectos de la base.
4.1.4 Asegurarse que todos los recursos, locales, vehículos de su base estén asignados a los proyectos.
4.1.5 Informa al Gerente país de Finanzas (CFM) sobre cualquier situación en la que los gastos son imposibles de asignar.
4.1.6 Es el propietario de la tabla de asignación de la base y la actualiza en colaboración con la oficina de Riohacha.

4.2 Gestión de la caja de la base
4.2.1 Solicita transferencias en efectivo a la base.

4.3 Contabilidad
4.3.1 Es responsable de la contabilidad de la base
4.3.2 Verifica que los gastos no se asignen a proyectos cerrados o ya reportados
4.3.3 Garantiza la liquidación de todos los anticipos para el personal antes de pagar el salario
4.3.4 Envía el libro de caja de la base semanalmente a la oficina de Riohacha

4.4 Soporte de auditoria interna y función de alerta
4.4.1 Asegura que se respeten los procesos de adquisición y que la documentación de respaldo esté presente y justifique todos los pagos

4.5 Otros
4.5.1 Es responsable de los pagos oportunos y correctos de la seguridad social y los impuestos sobre la renta adeudados por ACTED Colombia a la administración correspondiente

5. Soporte/Representación
5.1. Brinda soporte al Departamento de Programas cuando necesario.
5.2. Representa la Organización en ausencia del Coordinador de Área o cuando él/ella mantiene el más alto cargo en el área.


Condiciones:
- Salario definido en base a la tabla de salarios de ACTED Colombia; nivel de educación, experiencia, seguridad y resultados serán considerados en forma de bonus.
- Lugar de trabajo: Bogotá, Colombia con posibles viajes en la región.
- Fecha límite de aplicación: 31 de octubre de 2019
- Favor de enviar su aplicación (de preferencia en inglés) a: colombia(@)acted.org

Administrador (a)
ACTED: JEFE DE OFICINA - BOGOTÁ (Operaciones)
1 Vacantes

Todas - Bogotá D.C. (Departamento Bogotá D.C.)


Requisitos

Experiencia Laboral Al menos 3 años
Estudios mínimos Especialización
Carreras 1. Administración de Empresas
Requisitos mínimos Requisitos
1. Calificación educativa
- Al menos una licenciatura en Administración y Gestión de empresas u otro tema relevante

2. Experiencia
- Mínimo 3 años de experiencia relevante en una posición similar preferiblemente para una ONG

3. Habilidades y conocimientos
- Excelentes habilidades informáticas (Windows, Word, Excel, e-mail).
- Buen nivel de comunicación verbal y escrita en inglés
- Excelentes habilidades de influencia y comunicación

4. Calidades
- Capacidad para organizar su proprio trabajo para cumplir con los plazos asignados
- Precisión y atención a los detalles
- Demostrar entusiasmo, disposición e interés por aprender nuevas habilidades
- Adaptable al cambio
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo
- Discreción en el manejo de asuntos confidenciales
- Alto nivel de integridad
Idiomas Inglés ( Lectura: Nivel medio / Escritura: Nivel medio / Conversación: Nivel medio )
Software Windows; Excel; Word; email (nivel usuario)

Contrato

Tipo de contrato Prestación de Servicios
Duración 6 meses
Jornada Laboral Tiempo completo
Salario $3.000.001 - $4.000.000 ($) Moneda Local
Fecha Publicación 18 oct 2019
Fecha finalización 10 nov 2019

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